Cuando pensamos en la importancia de la planificación empresarial, uno de los hándicaps a evitar siempre serán los llamados ladrones de tiempo, sobre todo con la flexibilidad laboral que poco a poco va a ir transformando el panorama actual en todas las compañías digitalizadas.
Uno de los más comunes son las reuniones, dependientes de un encuentro preprogramado donde la asistencia es inevitable, con el tiempo útil que eso conlleva. El teletrabajo las ha llevado a una nueva dimensión y su experiencia a distancia ha impulsado también sus críticas. ¿Sobrevivirán las reuniones online a la vuelta a la oficina?
La prevalencia del modelo híbrido
El dilema acerca de si las reuniones virtuales se iban a seguir celebrando cuando la normalidad volviera a nuestras vidas con la presencialidad en las oficinas se vuelve cada vez más claro en sentido afirmativo.
Esto tiene que ver con el hecho de que éstas son un elemento más de la prevalencia de un modelo híbrido en el que, inevitablemente, convivirán profesionales trabajando desde sus casas con otros en la oficina.
Y es que, la condición de toda flexibilidad es la de adaptarse y no ser un obstáculo, en este caso, a la posibilidad de teletrabajar en según qué situaciones. Algo que no deja de disipar las dudas sobre su eficacia.
Quienes piensan que las videoconferencias y las reuniones a distancia son la solución definitiva a la pérdida de tiempo y productividad que causan las reuniones presenciales es porque no conoce ciertos estudios que miden su efectividad.
Por ejemplo, en la investigación que hace la Universidad Carnegie Mellon se asegura que las videoconferencias obstaculizan esa colaboración y la resolución de problemas, y concluye que pueden reducir la inteligencia colectiva y también el intercambio equitativo.
Por eso, a día de hoy, las grandes corporaciones no se ponen de acuerdo sobre si las reuniones virtuales son mejores que las presenciales. Lo que si parece es haber una tendencia para establecer días predeterminados libres de estos encuentros para asegurar la productividad.
Soluciones y herramientas
Para contrarrestar el efecto negativo que producen las reuniones improductivas o prescindibles, hay expertos que proponen un perfil salvador de la gestión eficaz del tiempo que eviten una preparación inadecuada o un consenso excesivo que demuestre incapacidad para plantear conflictos que, a la larga, son necesarios para evaluar los riesgos.
Sin embargo, para empresas que piensan que las reuniones habituales no tienen por qué ser sinónimo de éxito, la máxima es que existen mejores formas de comunicarse que no sean quitar tiempo de productividad a los profesionales.
Por ejemplo, hay compañías que abogan por la contratación de comunicadores escritos. Profesionales que pasan un proceso de selección relacionado con la capacidad de motivación, la adecuación cultural y el trabajo que se realizará para ser capaces de comunicar de la manera más efectiva.
En otros casos, se utilizan herramientas como Slack para discusiones rápidas, para compartir actualizaciones rápidas de trabajo y para comunicar. Para temas más complejos, algunas organizaciones recurren a GitHub, una plataforma de alojamiento de código, donde los empleados pueden incorporar sus pensamientos para ayudar a resolver problemas.
Al final, el objetivo es que la jornada laboral incluya más tiempo para pensar, que los equipos puedan trabajar de forma asíncrona y administren su tiempo como deseen. Flexibilidad laboral, lo llaman.
