Pasar al contenido principal

Ladrones de tiempo: la importancia de la planificación empresarial

Ladrones de tiempo

La flexibilidad en el trabajo se ha convertido en una de las claves para posicionar a las empresas en los mejores ratios para la retención del talento y el incremento de la productividad. No obstante, aún existen algunos obstáculos- culturales, principalmente- para su adopción.

Uno de las más generales a nivel internacional es la concepción que tenemos de ciertos días de la semana como limitación horaria para trabajar. Ahora que las empresas y gobiernos de todo el mundo comienzan a contemplar la semana laboral de cuatro días, conviene revisar qué grandes cambios se deben producir en la manera en que las organizaciones piensan en su futura fuerza laboral.

Remuneración por objetivos

Cuando en una entidad se empieza a olvidar del sistema horario o el tiempo invertido en una producción y sí en la remuneración por objetivos, es cuando el trabajo presencial, por ejemplo, se vuelve secundario a no ser que este sea una condición esencial para el desempeño de la actividad laboral.

El reto planteado por las organizaciones comienza a mirar a un tiempo post-pandemia que ya podemos vislumbrar y que establece el orden como objetivo prioritario para renovar la energía de unas plantillas agotadas por el teletrabajo.

Aún con todo lo que ha supuesto en inversión de costes y productividad, el trabajo en remoto también ha evidenciado ciertas carencias que tienen que ver con la planificación y el estrés que conlleva la sobrexposición de un empleado a atender llamadas, reuniones y correos de forma constante.

La planificación de contenidos es esencial para establecer un pensamiento estratégico que se posterga con estos ‘ladrones de tiempo’ que impiden poner el foco en las prioridades y poder ahorrar energía.

Identificación de tareas

Identificar las tareas es el paso más importante para una buena productividad. Hay que saber parar y enfocarse en las prioridades para que lo urgente no acabe por dejar de lado lo importante.

En este sentido, trabajar de forma inteligente supone una disciplina inicial para crear hábitos en nuestro espacio de trabajo que, aunque esté deslocalizado, puede llegar a ser más rentable que el tradicional.

Se trata también, de una de las preocupaciones de los departamentos de RRHH, que ya están planificando formaciones para una mejor organización de todo el organigrama empresarial. Medidas como hacer las reuniones después de las 9.30 de la mañana y antes de las 17.30 de la tarde para ayudar en la conciliación, limitarlas a 20 minutos en lugar de 30 o comunicar las prioridades del mes al equipo que se alinee con ellas, ayudan a la buena organización y el compromiso colectivo.

Ladrones de tiempo externos e internos

Independientemente de las consecuencias laborales y organizativas que ha traído consigo la pandemia, podemos identificar los ‘ladrones de tiempo’ externos e internos que han condicionado el desempeño de los empleados desde hace años:

LADRONES DE TIEMPO EXTERNOS

  • Interrupciones, que pueden darse en forma de llamadas, visitas no esperadas o peticiones de ayuda. Con el teletrabajo es un ladrón de tiempo muy importante ya que se puede magnificar con la conciliación familiar, por ejemplo, a la hora de tener niños en casa, las condiciones ambientales o los ruidos externos de una comunidad.
  • Notificaciones, similares a las interrupciones, pero con la diferencia de que casi nunca son urgentes. Ejemplos como el email, las redes sociales o la mensajería instantánea que conlleva la digitalización y la permanente conectividad a internet.
  • Urgencias que no se pueden controlar, como asuntos que requieren atención inmediata y que pueden surgir de una mala planificación y que puede darse también en forma de reuniones o llamadas que limiten nuestro tiempo.

LADRONES DE TIEMPO INTERNOS

  • Falta de organización, como decimos, a la hora de estipular las prioridades o en el caso de dejar actividades a medias para atender otras. Suelen darse por la ausencia de objetivos claros.
  • Procrastinar, o aplazar de manera habitual las tareas o decisiones que no gustan. Algo peligroso a la hora de crear más urgencia en un futuro, ya que son tareas que tarde o temprano, han de verse realizadas y que según se vayan acumulando, acaban afectando al estado de ánimo.
  • No delegar, o dicho de forma más coloquial, “no saber decir que no”. Algo que da pie a las sobrecargas y a la falta de tiempo para tareas que son verdaderamente importantes. El desgaste que conlleva es igual de peligroso que hacer todo lo contrario.
  • Problemas de comunicación, cuando la interacción con otras personas es muy frecuente, pueden convertirse en ladrones de tiempo, por lo que hay que detectar cuando es mejor llevar a cabo ciertas conversaciones que no frenen nuestra productividad.

Ladrones de tiempo que debido a circunstancias que a todos nos afectan, están más presentes que nunca, pero que debemos saber identificar para adaptarnos y sacar el mayor rédito de un mundo cada vez más digitalizado.