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¿Reducir las reuniones mejora la productividad en las empresas?

Reuniones empresas

Si algo ha caracterizado el cambio en todo trabajo digitalizado durante estos dos últimos años, ha sido el teletrabajo. Un cambio que ha afectado a nuestra forma de organizarnos, pero en el cual ha permanecido una variante inalterable: las reuniones de empresa. 

Más redundantes si cabe con el trabajo en remoto, que ha supuesto un aumento de estos encuentros vía online como respuesta a la falta de contacto presencial en la oficina. Nos preguntamos si esto ha derivado en una actividad contraproducente haciéndonos eco de varios casos que intentan demostrar que un menor número de reuniones es igual a mayor productividad. 

El odio a las reuniones tiene explicación 

La denominada ‘fatiga por Zoom’ se ha ido acuñando poco a poco por multitud de trabajadores que han ido notando de forma progresiva un tipo de estrés asociado a las reuniones empresariales, bien por asiduidad, duración de las mismas o pérdidas en la productividad diaria. 

Varias empresas han optado, viendo el panorama, por reducir su número de reuniones para solo tenerlas en dos de los cinco días laborables, por ejemplo. Es el caso de multinacionales como Facebook o Atlassian que han optado por estableces días libres de ellas. 

El resultado ha sido muy favorable, ya que unidas al estudio de la Escuela de Administración y Dirección de Empresas MIT Sloan en el que se han analizado a 76 empresas de 50 países con más de 1.000 empleados cada una; se ha demostrado que la productiva mejora en más de un 70% aplicando esta medida. 

En todas ellas se han introducido de uno a cinco días sin reuniones por semana (prohibiendo incluso las reuniones individuales) durante los últimos 12 meses, con el único objetivo de evaluar el impacto posterior en la productividad, la colaboración y el compromiso. 

Objetivo: encontrar el equilibrio 

Siguiendo con el estudio, de las empresas estudiadas, la mitad redujeron las reuniones en un 40% introduciendo dos días libres de ellas a la semana. El resto de las empresas intentó algo más ambicioso: el 35% instituyó tres días sin reuniones y el 11% implementó cuatro. El 7% restante erradicó las reuniones por completo. 

Con estas directrices, el impacto posterior de la introducción de días sin reuniones fue notable ya que cuando se introdujo un solo día sin reuniones a la semana, los trabajadores mejoraron la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción, lo que se tradujo en una disminución de la microgestión y el estrés, que en la práctica se tradujo en un aumento de la productividad. 

Con reuniones más reducidas, se comprobó que los empleados se sentían más capacitados y autónomos, en lugar de estar sujetos a un horario. De esta forma, se autogestionaron listas de tareas aumentando de igual forma la responsabilidad y la satisfacción propia del teletrabajador. 

Aunque pueda parecer contradictorio, la investigación llegó a la conclusión de que celebrar demasiadas reuniones resta eficacia a la colaboración, hace que los trabajadores no estén centrados durante sus horas más productivas e interrumpe el hilo de pensamiento de las personas.  

No obstante, también existen algunas consecuencias no deseadas causadas por la ley de rendimientos decrecientes. Los directivos necesitan comprender lo que funciona para sus contextos de cara a maximizar los beneficios completos de una estrategia sin reuniones. Esto es porque las ventajas de los períodos libres de encuentros comienzan a estancarse cuando se eliminan por completo. 

El estudio concluye en que el número óptimo de días libres de reuniones es de tres, dejando dos días a la semana disponibles para reuniones, por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales.