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El arte de no hablar en las reuniones de trabajo

hablar poco en las reuniones

Las reuniones están cogiendo mala reputación. Ya sea por el tiempo que consumen y que hacen más improductivo nuestro trabajo o por el hecho de que a veces se conviertan en un recurso en el entorno laboral que luego no es tan eficiente como se espera. 

La pandemia ha generado ciertos costes a nivel mental, como todos sabemos. Y uno de ello es el de sentir que, si no participamos de forma activa en estos encuentros, muchas veces online, no somos parte del equipo. Craso error que puede significar todo lo contrario. 

¿Por qué puede ser bueno no hablar en las reuniones? 

Algunas de las personas más inteligentes rara vez hablan en las reuniones de trabajo, pero todo el mundo las escucha cuando lo hacen. Es una generalidad cuando se trata de organizaciones potentes cuyas personas más responsables hacen la labor de oyentes. 

Aunque no se cumpla esta máxima en todas las empresas, lo cierto es que, en según qué reuniones, la predisposición a participar puede ser el contrapunto que necesitan las personas con mayor éxito interno para permanecer calladas y atentas. 

Según un estudio del que se hace eco el Financial Times, el 60% de las conversaciones las suelen acaparar sólo dos personas. Un hecho que para el resto de los asistentes puede significar sinónimo de aburrimiento y fatiga el mero hecho de asistir a las reuniones. 

Pero ojo, esto no significa que no existan muy buenas y recomendables razones para hablar en estos encuentros profesionales, sobre todo si la comunicación interna en nuestra empresa puede ayudarnos a solucionar una serie de problemas. 

Para los profesionales que no ostentan altos cargos o de máxima responsabilidad la participación puede ser positiva, sobre todo si la relación entre el tiempo que pasamos hablando y la autoridad está bien establecida. 

¿Cómo maximizar la eficiencia de las reuniones? 

Para devolver la reputación perdida a las reuniones en estos últimos tiempos, hacen falta una serie de estrategias para maximizar su eficiencia y eliminar el peso que conllevan sus estigmas como ladrones de tiempo. 

Según el profesor y asesor Steven G. Rogelberg, autor del libro “La sorprendente ciencia de las reuniones”, una de las ideas más convincentes suele ser las reuniones sin hablar (o con partes en las que no se habla).  

Cuando en una reunión de creatividad se establecen las llamadas lluvias de ideas o “brainstorming”, muchas veces la dinámica cambia a peor, debido a que ciertas personas no se atreven a expresar su opinión en voz alta y otras acaparan el tiempo con ideas menos profusas.  

Para evitarlo, el autor propone la escritura de ideas, para que de forma anónima los participantes puedan expresar su opinión libremente y sin miedo a ser juzgados. Las investigaciones sugieren que esta manera de hacer propuestas produce ideas mejores y de mayor calidad. 

Otra opción planteada es empezar cada reunión con un período de lectura silenciosa, una estrategia para asegurar que todos hagan una comprensión efectiva de los temas a tratar. Y es que, si los asistentes no comparten información clave y conocimientos relevantes para los objetivos de la reunión, esta está destinada al fracaso. 

Lo que está claro es que para fomentar la innovación se requiere diversidad de pensamiento. Algo que solo se consigue con la participación efectiva de todo el conjunto de las personas. ¡Salvemos las reuniones!