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¿Es obligatoria la factura electrónica para todas las empresas?

Factura electrónica

La digitalización de las empresas, ayudada por la implantación del llamado Kit Digital y la próxima aprobación de nuevas normativas como la ley crea y crece, ha supuesto un proceso de mejora para las compañías, independientemente de su tamaño.

En este contexto, uno de los objetivos para la transición natural hacia un modelo digital, es la instauración obligatoria de la factura electrónica en todas las empresas, algo que actualmente solo es obligatorio para las transacciones efectuadas con la Administración Pública.

¿Qué es la factura electrónica y quién está obligado a presentarla?

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura tradicional y su única diferencia reside en que se emite y recibe en formato digital. Su regulación se encuentra recogida en el Real Decreto 1619/2012.

Actualmente, la implantación de la factura electrónica avanza a buen ritmo en las pymes españolas, siendo líderes junto con los países nórdicos en el uso de este tipo de facturación en la Unión Europea.

Así lo destaca el estudio sobre el uso de factura electrónica realizado por el Grupo SERES, donde se refleja que las pequeñas empresas emiten alrededor de un 32% de facturas electrónicas, con las cifras de las medianas empresas rondando el 30%.

En general, en el año 2021 el uso de la factura electrónica en las empresas españolas se incrementó un 28% respecto a los años anteriores.

Además de la obligación de aplicar la factura electrónica cuando una empresa realiza transacciones con la Administración Pública, actualmente también es obligatoria para aquellas empresas subcontratadas que trabajan para proveedores del sector público. En el resto de los casos, la factura electrónica es voluntaria.

El objetivo digital de la Ley ‘crea y crece’

Con la aprobación de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, esperada si todo sigue su marcha para el próximo 8 de septiembre, las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales tendrán 12 meses para adaptar sus facturas y convertirlas en digitales.

Como decimos, el proyecto de Ley está destinado a favorecer la creación de empresas y dedica un apartado a la obligación general de implantar la facturación electrónica, que afectará a empresas, profesionales y autónomos sin excepción.

Para el resto de las empresas se establecerá un plazo de 3 años. Además de la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas, esta ley también pretende obligar a las empresas a:

  • Facilitar la visualización, el acceso, la descarga y la impresión de la factura electrónica a los receptores.
  • Permitir dicho acceso durante un mínimo de 4 años, aunque el destinatario ya no fuera cliente de la empresa emisora.

Ventajas de la factura electrónica

Para destacar los principales beneficios que la factura electrónica obligatoria tendrá en las empresas, tan solo hay que comprobar la comparativa con el formato tradicional:

  • Ahorro de costes y tiempo: la elaboración es mucho más rápida y se eliminan los costes de impresión, envío y material.
  • Menor riesgo de pérdida: gracias al almacenamiento digital, existen menos posibilidades de que se traspapele o se pierda.
  • Cuidado del medio ambiente: al eliminarse el uso de tinta, papel, archivadores y otros materiales, el nivel de contaminación es menor.
  • Reducción de la morosidad: al permitir un mayor control, existe menos riesgo de fraude.